W świecie biznesu, rachunkowość jest kluczowym elementem (niestety często lekceważonym), decydującym o powodzeniu lub porażce firmy. Dobre biuro rachunkowe to skarb – pomoże Twojej firmie osiągnąć sukces finansowy. Z kolei biuro rachunkowe, popełniające błędy może zaszkodzić Twojej firmie w nieodwracalny sposób. Dlatego postanowiliśmy omówić 7 głównych grzechów biur rachunkowych – błędów, mogących wpłynąć negatywnie na Twoją działalność czy wręcz doprowadzić do jej upadku.

I. Brak komunikacji z klientem

Ktoś mądry powiedział, że biznes to relacje. Fundamentem każdej zdrowej relacji biznesowej jest komunikacja. Jeśli biuro rachunkowe nie utrzymuje z Tobą regularnego kontaktu, w końcu pojawią się nieporozumienia i błędy. Możesz pomyśleć: „Mnie to nie dotyczy. Moja księgowa wysyła przecież do mnie maile. Co miesiąc pisze mi dokładnie, ile mam zapłacić CIT, VAT i ZUS. Wysyła mi też listę płac dla pracowników.”.

Dwa maile w miesiącu? Pewnie trzy, bo jeszcze jest e-mail z fakturą za usługi. Czy nie uważasz, że to trochę za mało, abyś mógł rzetelnie ocenić, co dzieje się z finansami Twojej firmy? Założymy się, że poza wspomnianymi wiadomościami nie ma żadnego kontaktu. A jeżeli to Ty dzwonisz lub piszesz maila, żeby o coś zapytać, wyczuwasz zniecierpliwienie po drugiej stronie słuchawki. Przecież jest tyle spraw do załatwienia, tak wielu klientów do obsłużenia.

Wygląda na to, że Twój przydział na uwagę księgowej jest ograniczony…

Nieprzypadkowo podajemy zaniedbywanie komunikacji z klientem jako grzech nr 1. Wielu klientów biur rachunkowych czuje się zaniedbanych i osamotnionych w swoich problemach finansowych. Często księgowi w ogóle nie dbają o obsługę klienta, ponieważ nie są świadomi, jak ogromne ma ona znaczenie dla drugiej strony.

Księgowość ma być partnerem finansowym

Jak powinno być? Cykliczne spotkania, szczegółowe raporty i informowanie o istotnych zmianach w przepisach na bieżąco to absolutne minimum, jakie oferuje każde profesjonalne biuro rachunkowe. Księgowość ma za zadanie być partnerem dla Twojej firmy, dzięki któremu więcej oszczędzasz i zarabiasz, a nie złem koniecznym, bo sam nie masz czasu i wiedzy, żeby zajmować się formalnościami.

II. Niedokładność i brak staranności

Cytując klasyka, wydaje się „oczywistą oczywistością”, że księgowi pracujący w biurach rachunkowych są z zasady dokładni i staranni. Jak inaczej w ogóle zajmować się rachunkowością, wymagającą przecież rzetelności? Niestety, ideał to jedno, a smutna i brutalna rzeczywistość to drugie. W Polsce zawód księgowego nie jest prawnie uregulowany, co zwiększa liczbę nierzetelnych biur rachunkowych. Biura pojawiają się na rynku jak grzyby po deszczu. Często bardziej szkodzą, niż pomagają swoim klientom.

Każdy, nawet najdrobniejszy błąd w dokumentacji finansowej, może mieć poważne konsekwencje dla Twojej firmy. Pomyłki w obliczeniach czy niepoprawne raportowanie danych finansowych mogą prowadzić do kontroli skarbowej, kar finansowych oraz utraty zaufania kontrahentów i inwestorów.

Słyszałeś zapewne o różnych głośnych, medialnych przypadkach, kiedy firmy upadały wskutek kontroli urzędu skarbowego i kar finansowych, nałożonych przez fiskus za błędy w obliczeniach podatkowych. Czy kiedykolwiek zastanawiałeś się, skąd te błędy się wzięły? Wyobraź sobie, że wspomniane firmy, podobnie jak Twoja, miały swoje biura rachunkowe, gdzie nierzetelni księgowi albo nie zapobiegli, albo wręcz przyczynili się do powstania problemów.

III. Nieprzestrzeganie terminów

Terminy płacenia podatków i składek ZUS nie są z gumy. Jeżeli Twoja firma nie wywiązuje się z terminów składania deklaracji podatkowych, sprawozdań finansowych, czy innych ważnych dokumentów, czekają Cię poważne konsekwencje prawne i finansowe.

Twoje biuro rachunkowe musi być w stanie zarządzać swoimi obowiązkami i zadaniami tak, abyś zawsze dotrzymywał terminów, wyznaczonych przez urzędy.

Pamiętaj, terminy to nie tylko formalność – to kluczowy element, mówiący wiele o rzetelności działania Twojego przedsiębiorstwa. Miej tą kwestię zawsze na uwadze, aby uniknąć niepotrzebnych komplikacji i utraty reputacji na rynku.

IV. Nieaktualna wiedza

Prawo podatkowe i przepisy ZUS ciągle się zmieniają. Jeśli Twoje biuro rachunkowe nie aktualizuje swojej wiedzy i nie śledzi na bieżąco zmian w przepisach, może wprowadzać Cię w błąd i przyczyniać się do nieprawidłowości w rozliczeniach.

Księgowi muszą dbać o aktualny know-how. Szkolenia, kursy i subskrypcje branżowych czasopism są konieczne do utrzymania kompetencji na najwyższym poziomie. Gdy Twoje biuro rachunkowe dba o ciągłe podnoszenie kwalifikacji, zapewnia nie tylko prawidłowe rozliczenia, ale także odkrywanie potencjalnych oszczędności oraz optymalizacji podatkowej dla Twojej firmy.

Bazując na powyższym przykładzie, zobacz jak ważne jest, aby Twoja księgowa systematycznie uaktualniała swoją wiedzę i była na bieżąco z nowościami w przepisach. Tylko w ten sposób zapewnisz optymalne zarządzanie finansami Twojej firmy!

V. Zacofanie technologiczne

W obecnych czasach wszechobecnej sztucznej inteligencji i ciągłej digitalizacji, firmy prężnie dążą do automatyzacji i optymalizacji swoich procesów biznesowych.

W tym samym czasie, wiele biur rachunkowych pozostaje daleko w tyle, nadal działając w epoce segregatorów, papierowych faktur i starych, ręcznych metod księgowości.

Czy Ty także co miesiąc ZANOSISZ swojej księgowej dokumenty? Jeśli tak, chyba czas najwyższy na zmianę…